Ali poznate recept za uspešno izvedbo konference?

Pri organizaciji dogodkov pogosto naletimo na vprašanje. Kako veliko obiskovalcev potrebujemo, da bo konferenca uspešna? Ali večje število prinaša tudi boljše rezultate? Splošno pravilo pri tem je, da je ob velikem številu obiskovalcev – večja statistična verjetnost, da bodo ti med seboj našli skupne točke. Ta vidik pride do izraza posebej v primerih, ko je pomemben del konference tudi mreženje oziroma navezovanje stikov med udeleženci.

V takšnih primerih hitreje pride do medsebojne komunikacije. Pri nišnih dogodkih je vse skupaj malce drugače. Takrat lahko odlične rezultate dosežeš že z manjšim dogodkom. Še posebej, če gre za ljudi, ki so specializirani na svojih področjih, so že seznanjeni s tematiko in dobro poznajo tematiko. V tej luči je vse bolj pomembna personalizacija vsebin. Ne glede na to ali organiziramo veliko konferencoali manjši dogodek je pomembno, da udeležence primerno izobrazimo. To pomeni, da jih zelo dobro seznanimo z vsebino dogodka. Če smo pri tem uspešni, zelo hitro pride do medsebojnih stikov med udeleženci. Ne glede na velikost, (število udeležencev) na dogodku.

Tovrstna personalizacija igra ključno vlogo tudi pri dolgoročni gradnji vaše skupnosti oziroma pri mreženju. V kolikor imajo ljudje, ki se dogodka udeležijo enake ali podobne interese, bo med njimi hitro prišlo do povezav. Na tem mestu se dotaknemo konferenc posameznih panog. Če imamo v mislih točno določeno industrijo, ljudi ni težko prepričati, da se dogodka udeležijo. V takšnih primerih je že eno ime govorca dovolj, da gosta pritegne.

Hkrati je potrebno dodati, da se v zadnjem času formati konferenc ali dogodkov zelo spreminjajo. V kolikor imamo v mislih dogodke, ki potekajo na spletu, je praviloma optimalno, če so nastopi posameznih govorcev dolgi od 20 do 30 minut. Na ta način je mogoče optimalno ohranjati zbranost prisotnega občinstva. Na drugi strani so zelo primeren format tudi okrogle mize, kjer se zbere več strokovnjakov, ki nato predstavijo svoj pogled na tematiko. Vse več je tudi dogodkov, kjer imajo udeleženci na voljo zelo omejen čas za kratke predstavitve.

Glavno sporočilo na tem mestu je, da so klasični govori, kot smo jih poznali nekoč, dolgi okrog 45 minut danes v glavnem že stvar preteklosti. Morda z izjemo nastopa glavnega govorca na konferenci.

S temi trendi se spreminja tudi format živih dogodkov. To pomeni, da pri organizaciji uporabljamo drugačne postavitve v prostoru, manj klasične lokacije in tako naprej.

Še vedno pa opažamo značilnosti, ki so se oblikovale v času COVID-a. Pred pandemijo je seveda velika večina dogodkov potekala v živo. V času pandemije se je to spremenilo. Srečanja so se preselila v spletno okolje. Ko pa je bilo karantene konec, je večina ljudi komaj čakala, da se spet sreča v živo. Pri tem pa so mnogi začeli pogrešati možnosti, ki jih ponuja spletno okolje. Tako lahko danes na trgu opažamo, da so v vse večji meri prisotni hibridni dogodki oziroma konference, ki združujejo najboljše iz obeh svetov.

V zadnjem času so ljudje hkrati začeli tudi veliko bolj ceniti svoj čas. Tudi zato veliko dogodkov poteka tudi na spletu. Še posebej na področju izobraževanja. Danes imamo na voljo sodobna orodja, s katerimi lahko zadostimo tudi formalnemu delu in pravilom – v smislu certifikatov, ugotavljanje prisotnosti... V podrobnostih glede strukture in organizacije dogodka seveda najdemo številne razlike med posameznimi panogami. Skupna točka vseh pa je digitalizacija. Vse bolj v ospredju je namreč zbiranje podatkov. Najprej pred dogodkom – tako lahko gostom zagotovimo kar najboljšo izkušnjo. To najlažje naredimo s pomočjo kratkih izobraževanj v obliki webinarjev, kjer se udeleženci v prvi vrsti naučijo nekaj novega, predvsem pa pri njih na ta način vzbudimo interes, da se udeležijo določene konference. Potem seveda sledijo aktivnosti po samem dogodku. Na ta način lahko zberemo vtise udeležencev, si zabeležimo njihove želje in pričakovanja. Tako jim lahko prihodnjič zagotovimo še boljšo uporabniško izkušnjo.

Tovrstna sodobna analitika pa nam seveda omogoča tudi personalizacijo, kar pomeni da je izkušnjo mogoče prilagoditi okusu vsakega posameznika posebej. Ključno pri vseh teh aktivnostih je, da kot organizator gradimo odnose s svojo skupnostjo. Ti odnosi morajo bitizasnovani tako, da se udeleženci dobro počutijo in da so deležni pravih informacij. Predvsem pa je pomembno, da “znamo slišati” želje in potrebe naših gostov.