Poznajete li recept za uspješnu izvedbu konferencije?

Pri organizaciji događaja često nailazimo na pitanje: koliko nam je posjetitelja potrebno da bi konferencija bila uspješna? Donosi li veći broj i bolje rezultate? Opće pravilo kaže da veći broj posjetitelja povećava statističku vjerojatnost da će među njima doći do povezivanja. Taj aspekt posebno dolazi do izražaja u situacijama kada je važan dio konferencije i umrežavanje, odnosno ostvarivanje kontakata među sudionicima.

U takvim slučajevima komunikacija se brže uspostavlja. Kod nišnih događaja stvar je malo drugačija – tada je moguće postići odlične rezultate i s manjim skupom. Pogotovo ako se radi o ljudima koji su specijalizirani u svojim područjima, već su upoznati s tematikom i dobro je poznaju. U tom svjetlu sve je važnija personalizacija sadržaja. Bez obzira na to organiziramo li veliku konferenciju ili manji događaj, bitno je da sudionike pravilno informiramo. To znači da ih dobro upoznamo s programom i sadržajem. Ako smo u tome uspješni, vrlo brzo dolazi do međusobnih kontakata, neovisno o veličini događaja.

Ovakva personalizacija ima ključnu ulogu i u dugoročnoj izgradnji vaše zajednice, odnosno u mreženju. Ako sudionici događaja imaju iste ili slične interese, do povezivanja dolazi brzo. Tu dolazimo i do konferencija pojedinih industrija. Kada je u pitanju točno određena grana, ljude nije teško uvjeriti da prisustvuju. U takvim slučajevima već samo jedno ime predavača može privući goste.

Istodobno treba naglasiti da se formati konferencija i događaja posljednjih godina snažno mijenjaju. Kada govorimo o online događajima, optimalno je da izlaganja govornika traju od 20 do 30 minuta. Tako se najbolje održava pažnja publike. S druge strane, vrlo prikladan format su i okrugli stolovi, gdje se okupi više stručnjaka koji daju različite poglede na istu temu. Sve je više i događaja u kojima sudionici imaju na raspolaganju ograničeno vrijeme za kratke prezentacije.

Glavna poruka ovdje je da su klasična predavanja kakva smo poznavali – duga oko 45 minuta – danas uglavnom stvar prošlosti, osim možda za glavnog govornika konferencije. S tim trendovima mijenja se i format događaja uživo: koriste se drugačiji rasporedi u prostoru, manje klasične lokacije i slično.

Još uvijek se osjete i posljedice COVID-a. Prije pandemije većina događaja održavala se uživo. Tijekom pandemije sve se preselilo online. Nakon karantene većina ljudi jedva je čekala da se ponovno susretne uživo. No tada su mnogi počeli osjećati i manjak mogućnosti koje nudi online okruženje. Zato danas sve češće imamo hibridne događaje, koji spajaju najbolje iz oba svijeta.

U posljednje vrijeme ljudi su počeli i više cijeniti svoje vrijeme. Zato se mnogi događaji i dalje održavaju online, osobito u području edukacije. Danas imamo suvremene alate koji zadovoljavaju i formalni dio – certifikate, provjeru prisutnosti i sl. Naravno, postoje razlike među industrijama u strukturi i organizaciji, ali zajednički nazivnik svima je digitalizacija.

Sve više u prvi plan dolazi prikupljanje podataka. Najprije prije samog događaja – tako gostima možemo pružiti najbolju moguću iskustvenu vrijednost. Najlakše je to učiniti kratkim edukacijama u obliku webinara, gdje sudionici odmah nauče nešto novo, a istovremeno im se probudi interes za dolazak na konferenciju. Nakon događaja slijede aktivnosti prikupljanja dojmova, bilježenja želja i očekivanja sudionika – kako bismo im idući put osigurali još bolje iskustvo.

Suvremena analitika omogućava i personalizaciju, odnosno prilagodbu iskustva ukusu svakog pojedinca. Ključno je da kao organizator gradimo odnos sa svojom zajednicom. Taj odnos treba biti oblikovan tako da se sudionici osjećaju ugodno i dobiju prave informacije. A najvažnije je da “znamo čuti” njihove želje i potrebe.