Živi, virtualni in hibridni dogodki: kako izbrati pravi format?

Ko danes govorimo o dogodkih, hitro ugotovimo, da se svet deli na tri svetove: žive, virtualne in tiste vmes — hibridne. Vsaka rešitev ima svoje prednosti in slabosti.

1. Živi dogodki: energija, stik in številne možnosti izbire

Ko gre za dogodke v živo, je stvar jasna: večina ljudi si želi stika. Pri tem gre lahko za rokovanje, za pogovor ob kavi ali kramljanje. Pri tem je v ospredju občutek, da so prisotni na dogodku.

Današnja realnost pa je taka, da je teh dogodkov preprosto preveč. In ko jih je toliko, morajo ljudje začeti izbirati. Včasih so to počeli le na podlagi vsebine. Dandanes prihajajo v ospredje še drugi dejavniki: lokacija, datum, kdo vse prihaja, kakšna je cilna skupina… in seveda ali v podjetju zaposlenim sploh dovolijo, da se udeležijo določenega dogodka. V velikih družbah vse bolj pogosto slišimo besede: “Izberi si dva dogodka na leto… in to je to.”

Zato se organizatorji borijo ne le za pozornost, ampak tudi za mesto v vse bolj natrpanih koledarjih.

2. Virtualni dogodki: večji doseg, nižji stroški, a drugačna dinamika

Virtualni dogodki prinašajo nekaj, česar z živim dogodkom nikoli ne bomo mogli doseči: veliko večji doseg.

Tako lahko dosežemo tudi tiste ljudi, ki se dogodka v živo iz takšnega ali drugačnega razloga ne bi nikoli udeležili. Tako pa se dogodku pridružijo na spletu, pogledajo oziroma preklikajo vsebine in se pogosto vrnejo nazaj, če jih kaj posebej zanima. Vsebina v takšnih primerih namreč ostane dostopna, video posnetki omogočajo ponovni ogled in tudi tisti, ki zamudijo dobijo vse ključne informacije.

Tudi stroški so v takšnem primeru povsem druga zgodba. Ni hrane, ni prevozov, ni hotelov, ni tiskovin, ni dilem, ki se lahko pojavijo pri urejanju prireditvenega prostora. Seveda pa to ne pomeni, da bi morali na virtualne dogodke gledati kot »na ceneno rešitev«. Če dogodek predstavlja blagovno znamko, mora biti izveden vrhunsko — ne glede na format.

Velika prednost virtualnega sveta je tudi analitika. Dogodke v živo udeleženci ponavadi ocenijo z besedami: »Super je bilo, dobra hrana, ful fajn bend.« Pri online dogodku pa so vsebinske stvari precej bolj v ospredju. Tako lahko točno vidiš, katera tema je potegnila, koliko časa so ljudje gledali posamezno predavanje, katere dokumente so prenesli na svoj računalnik, kateri partnerji so imeli največ ogledov… Skratka, nič ni več ugibanja.

3. Hibridni dogodki: najbolj zahtevni, a tudi najbolj učinkoviti

Potem je tukaj še kombinacija obeh svetov. Hibrid. Roko na srce, to je tudi najbolj zahteven tip dogodka.

Zakaj? Ker v resnici ustvarjaš dva dogodka: enega v dvorani in enega za ekranom. In ta dva nista enaka. Režiser dogajanja na odru in režiser spletnega prenosa namreč nista ista oseba — ker gre za čisto drugačno dinamiko.

Če hočeš, da spletni del »drži« pozornost, mora biti režiran kot televizija. Premiki kamer, prehodi, tempo, moderator, ki zna povezovati in usmerjati spletne gledalce na dodatne vsebine… vse to mora biti usklajeno.

Hibridni dogodek ima tudi vse prednosti spletnega: daljšo življenjsko dobo, večji doseg, analitiko in možnost dodatnega mreženja preko digitalnih orodij. Hkrati pa ohranja najboljšo stvar živih dogodkov — osebni stik.

4. Analitika: tam, kjer prihaja do največjih razlik

Ne glede na format je danes analitika tista, ki loči dober dogodek od odličnega. V živo nikoli ne veš, kdo se je s kom povezal, kaj je koga zanimalo, kaj je kdo vzel s seboj. V digitalnem okolju pa kot rečeno vidiš vse.

• Kaj je kdo gledal.
• Koliko časa.
• Kateri dokument je prenesel.
• Kaj ga je zanimalo.
• S kom se je dogovarjal za sestanek.

Vse to organizatorjem odpira povsem novo raven razumevanja publike. Vse to so zelo koristne informacije, ki jih je mogoče izkoristiti za izboljšave v prihodnjosti. Seveda tudi pri prodaji.

5. Mreženje: največja težava živih dogodkov in največja prednost digitalnih

V živo mreženje brez podpore naprednih digitalnih orodij pogosto poteka po principu: »Če koga poznaš, super. Če ne, pa se znajdi.«

Skupine, ki se že poznajo, se družijo in kramljajo, introvertirani ljudje pa stojijo s kavo v roki nekje v kotu in iščejo izhod. Digitalna orodja vse to elegantno rešijo: povežejo ljudi po interesih, predlagajo relevantne sogovornike, omogočajo rezervacijo terminov, pokažejo profile udeležencev… in ko gost pride na živi dogodek, ima razpored sestankov že v svojem telefonu. Ne tava. Ne izgublja časa. Predvsem pa osebo pozna, preden sede z njo za mizo.

Zaključek

Vsak tip dogodka ima svojo vlogo. Živi dogodki prinašajo energijo in pristni stik. Virtualni pa omogočajo večji doseg, boljšo analitiko in dostopnost. Hibridni združujejo najboljše iz obeh svetov. Seveda le v primeru, če so izvedeni profesionalno.

V današnjem poslovnem svetu imajo prednost tistii organizatorji, ki razumejo, da se uspeh ne konča s tem, da se dogodek »zgodi«. Uspeh se začne šele takrat, ko se aktivnosti nadaljujejo tudi takrat, ko je dogodek že zaključen. Ko se posvetiš analizi pridobljenih podatkov in jih pretvoriš v konkretne rezultate.