Koliko denarja boste odšteli za odličnega natakarja?

Prihaja čas prednovoletnih zabav. Te so kar primerna iztočnica za tematiko s katero se pogosto srečujemo na področju organiziranja dogodkov. Tudi v tem primeru se organizatorji ponavadi srečamo z vprašanji kot: Koliko me bo vse skupaj stalo? Kako lahko vse skupaj poenostavim? Kako lahko izpeljem stvar s čim manj stroški?
 
Če smo pri novoletni zabavi, se lahko zaustavimo že pri vprašanju honorarja za natakarja. Za marsikoga je lahko oseba, ki pri šanku skrbi za pijačo nekaj samoumevnega. Nekaj, čemur ni treba posvečati prav nobene pozornosti. V praksi temu ni tako. Če želite, da bo vaš dogodek deloval kot odlična, med seboj povezana celota, mora biti vsak posamezen člen na svojem mestu.
 
Natakar igra v tem primeru še posebej ključno vlogo. Je namreč ključna vez med vami in vašimi gosti. Ali gre za nekoga, ki ima pravi čut za stranko? Je dinamičen in spreten? Zna v trenutku prebrati želje gosta? Mu zna prav svetovati? Zna na primeren način umiriti strasti, če se pri šanku pojavi zastoj in posledično nezadovoljstvo?
 
Skratka, gre za veliko dejavnikov, ki jih je potrebno upoštevati. Tako lahko za vaš dogodek najamete nekoga, ki bo za to uslugo zaračunal 10 evrov na uro ali mojstra svojega poklica, ki bo za svojo storitev zahteval vnaprej dogovorjeno nekajkrat večjo vsoto. Sam sem tako že pogosto sodeloval s posamezniki, za katere bi marsikdo 'že na prvo žogo' dejal, da so veliko predragi. Toda na koncu sem jih ob dogovorjenem plačilu izplačal še dodatno nagrado za opravljeno delo. Vprašali se boste: “Se mi je izplačalo?” Odgovor je jasen. Seveda. Natakar, ki za en večer zaračuna petmestno evrsko številko ni le nekdo, ki stoji za šankom in skrbi za pijačo. Ne. Gre za strokovnjaka, ki z vami sodeluje že pri sami zasnovi celotnega dogodka. Nato, po koncu dogodka, pa vam na podlagi svoje izkušnje pomaga pri analizi z nasveti, kako bi lahko v prihodnje poskrbeli za še boljšo izkušnjo svojih gostov.
 
Takšen bi moral biti odnos med naročnikom in ponudnikom tudi na ostalih področjih. Žal je tako, da vsi vsega ne znamo. Tako je lahko nekdo prepričan, da zna tudi sam postreči gosta pri šanku. Morda. Ampak le, če gre za majhno druženje v lokalnem bifeju. Nekaj povsem drugega pa je 'high-performance' dogodek z nekaj sto ljudmi, ki so vajeni postrežbe na vrhunskem nivoju. Poglejmo še en primer. Menjavo olja na avtomobilu. Bi ga sam znal zamenjati? Verjetno. Toda, ker za to nimam primernih orodij in znanja, bi za vse skupaj zapravil nekajkrat več časa, kot strokovnjak na tem področju. To delo bi na koncu verjetno opravil. Vprašanje kako, prav gotovo pa ne bi pa dobil vseh dodatnih informacij, ki bi mi jih ob tej priložnosti ponudil strokovnjak. Kdo ve, mehanik bi lahko opazil malenkost, ki bi s časoma lahko privedla do večje okvare mojega avtomobila...
 
Tako v življenju, kot v poslovnem svetu je potrebno stvari gledat od znotraj navzven. Gledati moramo celotno sliko. To lahko najlažje dosežemo z dobro usklajenimi procesi. Kar je najbolj pomembno. Ti procesi morajo biti zasnovani tako, da so merljivi. Dober organizator dogodka tako vedno dela po natančno pripravljenem načrtu, kjer najprej dobro posluša želje stranke, le te umesti v središče, predlaga najboljše rešitve, nato pa po koncu dogodka potegne črto. Takrat lahko dobro vidi, kje so morebitne pomankljivosti in možnosti za izboljšave pri naslednjem dogodku.
 
Če boste želeli narediti vse sami, seveda vseh teh izkušenj ne boste imeli. Lahko se zgodi, da vam bodo preglavice povzročale že osnovne stvari, na katere ne boste prej niti pomislili. Recimo težave, ki se lahko pojavijo že pri postavitvi luči in ozvočenja na konferenci...
 
Kot rečeno je veliko ljudi, še posebej na področju organizacije dogodkov, ki so prepričani, da je to nekaj, kar zna vsak. Z napredkom tehnologije in pojavom novih orodij pa se ta vrzel še povečuje. Žal tudi marsikatera agencija ne gre v korak s časom. Ljudje tako premalo poznajo napredna orodja in vse možnosti, ki jih ta omogočajo – od prijave na sam dogodek, preko naprednih možnosti pri hibridnih dogodkih, do segmentacije udeležencev... Vse bolj sta namreč v ospredju personalizacija in uporabniška izkušnja.
 
Samo nekdo, ki vse te procese pozna, jih lahko poveže v usklajeno celoto in poskrbi, da je naročnik na koncu nasmejan. Ključno pri tem je zavedanje, da imamo vedno prostor za izboljšave. Na vseh področjih nikoli ne bomo strokovnjaki. Zato moramo znati ceniti znanje in dati priložnost strokovnjakom. In jih za njihov prispevek seveda tudi ustrezno plačati.

Jaka Gornik