Digitalni preboj: zgodba o dogodkih, ki jih poganja pametna tehnologija

V tokratnem prispevku je z nami Mark Drennan, izkušeni organizator dogodkov, ki je svojo srednje veliko agencijo preobrazil v tehnološko napredno in strateško usmerjeno podjetje. Njegova pot – od dogodkov v živo do hibridnih doživetij, avtomatiziranega segmentiranja udeležencev in personalizacije po dogodku – odraža korenite spremembe, ki v zadnjih letih korenito preoblikujejo celotno industrijo dogodkov.

Mark, kaj je bil glavni razlog za prehod iz klasične organizacije dogodkov na hibridni in digitalno usmerjen model?

Ključno prelomnico je prinesla pandemija leta 2020 – a pravo gonilo sprememb je bil razvoj tehnologije, ki je sledil. Ugotovili smo, da fizična odsotnost ne bi smela biti ovira na poti do vrhunske uporabniške izkušnje. Do leta 2023 so hibridni dogodki predstavljali že 34 % vseh poslovnih dogodkov po svetu (vir: AMEX Global Meetings and Events Forecast). Postalo je jasno: če želimo rast, podatkovno podprto odločanje in širši doseg, digitalna integracija ni bila več opcija, temveč nuja za obstanek.

Katera orodja ali strategije so najbolj vplivale na vaš uspeh?

Največjo spremembo je prinesla avtomatizirana segmentacija. Uporabljamo vedenjske podatke – prisotnost na posameznih vsebinah, obiski razstavnih prostorov, prenosi gradiv – in tako olajšamo personalizirano komunikacijo. Sodobne platforme nam omogočajo segmentacijo v realnem času ter avtomatizirano komunikacijo z udeleženci že v 24 urah po dogodku. Rezultat? Vključenost po dogodku se je leta 2024 povečala za 48 % v primerjavi s prejšnjimi leti. Ljudje želijo vsebine, ki so jim pisane na kožo – in avtomatizacija nam to omogoča brez obremenjevanja naše ekipe.

Kakšne povratne informacije dobivate od udeležencev?

Izjemne. Ne glede na to ali so bili fizično prisotni ali pa so dogodek spremljali virtualno, imajo občutek, da jih resnično upoštevamo. Eden izmed udeležencev nam je celo povedal, da je bil povzetek dogodka videti, kot da bi bil napisan prav zanj – in prav to je bil tudi namen.
Naš Net Promoter Score (NPS) je po uvedbi tega personaliziranega pristopa leta 2024 poskočil s 34 na 67. Poleg tega hibridni dogodki ponujajo več svobode. Po podatkih Statista kar 69 % udeležencev pričakuje dostop do vsebin tudi po zaključku dogodka. Ta pričakovanja se le še povečujejo.

Kako se je ta transformacija poznala znotraj vaše ekipe?

Izjemno. Pred avtomatizacijo smo ročno sortirali kontakte, pošiljali e-pošto in sestavljali poročila s pomočjo Excel tabel. Danes nam pri tem pomagajo orodja, ki temeljijo na umetni inteligenci. Njihova zasnova pa nudi jasen pregled nad učinkovitostjo vsebin. Z administrativnimi nalogami porabimo kar 42 % manj časa, kar nam omogoča, da ta čas preusmerimo v razvoj vsebin in partnerstev. Skratka – manj operativnih opravil, več strateškega razmisleka.

Kaj svetujete organizatorjem, ki so še vedno v dvomih glede digitalne preobrazbe?

Začnite z majhnimi koraki – a začnite takoj. Uvedite enostavno orodje, povezano s CRM-jem, ki beleži prisotnost in omogoča osnovno segmentacijo. Tudi če še niste pripravljeni na popolno avtomatizacijo, lahko že ti prvi koraki bistveno izboljšajo izkušnjo udeležencev. In predvsem – razmišljajte dolgoročno. Ne gre le za en dogodek, ampak za grajenje odnosov na dolgi rok. V skladu z Bizzabo poročilom za leto 2024 kar 80 % tržnikov meni, da so dogodki v živo in hibridni dogodki ključni za uspeh podjetja. Če boste digitalna orodja zanemarljali, boste zamudili priložnosti za rast.

ZAKLJUČEK

Ta intervju je pripravila umetna inteligenca na podlagi realnih podatkov in uveljavljenih trendov iz industrije. Mark Drennan tako ni resničen – njegovi odgovori pa vsekakor so, saj temeljijo na analizi aktualnih dogodkov iz sveta organizacije dogodkov. Ključno sporočilo? Organizatorji, ki gredo v korak z digitalno preobrazbo rastejo hitreje in ustvarjajo dogodke, ki se udeležencem resnično vtisnejo v spomin.