Joj, samo da je konec!

To je stavek, ki sem ga v zadnjih 15 letih pogosto slišal od organizatorjev dogodkov. Razumem, pritisk v zadnjih dneh pred dogodkom in med njim je ogromen. In tudi razumem prvo reakcijo- če bi ostalo le pri prvi reakcij. Toda težava ni le v prvotni reakciji olajšanja. Težava je v tem, da ta reakcija traja predolgo kar vodi v zamujene priložnosti v prihodnjih mesecih.

Svet se vrti vedno hitreje. Količina podatkov, ki jih vsakodnevno prejmemo, je neverjetna, zaradi česar pozabljamo stvari že nekaj dni po tem, ko so se zgodile. To velja tudi za dogodke. Če follow-upa ne naredimo hitro, dokler so vtisi še sveži, lahko zamudimo izjemno priložnost za nadaljnjo komunikacijo, prodajo ali utrditev odnosa z udeleženci.

Zakaj tako hitro pozabimo?

Digitalizacija nam omogoča dostop do informacij in interakcijo v realnem času, vendar ima tudi svojo past – postali smo navajeni na takojšnjo odzivnost in stalno iskanje novosti. Na dogodku smo danes, a že jutri smo bombardirani z novimi e-sporočili, družbenimi omrežji in obveznostmi, ki preusmerijo našo pozornost.

Podobno je pri organizatorjih dogodkov. Med pripravo se osredotočamo na izvedbo, goste in logistiko, a takoj ko se dogodek zaključi, naš um že skače k naslednjemu projektu. In čeprav si ob koncu želimo samo oddahniti, prav v tem trenutku nastopi ključni moment – follow-up.

Primer iz prakse – kako smo skoraj padli na lastnem testu

Pred nekaj dnevi smo skupaj s partnerskim podjetjem Confiva, ponudnikom online orodja za dogodke, izvedli webinar. Kljub temu, da tokrat nisem bil neposredno vpet v organizacijo, sem se hitro ujel v tipično past – že takoj po zaključku sem mentalno preskočil na naslednje obveznosti. A ravno to je bistvo! Na dogodku smo govorili prav o tem – kako pomemben je follow-up in kako nam digitalizacija lahko pomaga, da celoten proces poteka hitreje in bolj učinkovito. Skoraj smo padli na tem "izpitu" … a nismo.

Zakaj? Ker smo imeli vnaprej pripravljen follow-up načrt, ki smo ga lahko sprožili takoj po dogodku. To pomeni, da smo udeležencem poslali:

• Povzetek ključnih točk webinarja, da jim osvežimo spomin
• Anketo o zadovoljstvu – kratek vprašalnik, ki nam bo pomagalo izboljšati naslednje dogodke
• Posebno ponudbo – nekaj konkretnega, kar ohrani interes in poglobi odnos z udeleženci

Kje najti pravo ravnovesje?

Digitalizacija omogoča hitrost in avtomatizacijo, a če hitimo brez strukture, lahko izgubimo osredotočenost. Ključ je v ravnovesju:

• Doslednost – že vnaprej določimo proces follow-upa, ne glede na obseg dogodka.
• Hitrost – prvi stik z udeleženci naj bo v 24–48 urah po dogodku.
• Osebni pristop – avtomatizacija ne pomeni brezosebnosti. S pravo kombinacijo tehnologije in človeškega stika lahko dosežemo boljše rezultate.

Kako lahko digitalizacija olajša follow-up?

Ena od rešitev, ki jo uporabljamo sami, je avtomatizacija določenih procesov. Na primer:

• E-mail sekvence – že pred dogodkom lahko pripravimo osnutke zahvalnih e-mailov, ki jih nato le prilagodimo in pošljemo.
• Ankete in povratne informacije – z digitalnimi orodji lahko enostavno zbiramo mnenja udeležencev in jih uporabimo za izboljšave.
• Družbena omrežja – follow-up ne pomeni le e-maila; pomembno je, da ostanemo prisotni tudi tam, kjer so naši udeleženci.

Naj tehnologija dela za nas, ne obratno

Ne dovolimo, da nas ritem sveta povleče v spiralo hitrega pozabljanja. Naj tehnologija dela za nas, ne obratno. Z načrtovanjem in pravočasnim follow-upom lahko podaljšamo vpliv dogodkov ter poskrbimo, da naša sporočila ne zbledijo že po nekaj dneh.