Dogodki so se spremenili ... vi pa še vedno živite v letu 2019?

Pri organizaciji dogodkov se ponavadi srečujem z ljudmi, ki prihajajo bodisi iz marketinga bodisi iz kadrovske službe. Največkrat gre za strokovnjake na svojih področjih, ki imajo jasno predstavo o tem, kaj si želijo v zvezi z dogodkom. Žal pa številni med njimi nimajo prave predstave o položaju na trgu dela.

Tukaj so se stvari, še posebej po covidu, močno spremenile. V preteklosti so bile storitve v tej industriji cenovno dostopnejše. V času pandemije je ta dejavnost utrpela najhujši udarec, zato so se mnogi zaposleni prekvalificirali in zapustili storitveni sektor. Na trgu je ostalo manj ponudnikov. Tisti, ki so ostali, danes težko sledijo povpraševanju. Posledično so dvignili cene - kar je logična posledica zakona ponudbe in povpraševanja. Upoštevati moramo tudi druge podražitve - energentov, hrane ... Vse skupaj lahko ponazorimo s preprosto formulo: če ste morali pred covidom za določen dogodek odšteti X denarnih enot, danes ta znesek znaša od 1,5 do 2 X.

Vse to se odraža v stiskah podjetij, ki si želijo organizirati dogodek. Seveda - tudi njihovi proračuni niso neomejeni. Zato se pogosto dogajajo pogajanja in izjave v slogu: »Če za takšen denar dogodka ne boste organizirali vi, ga bo vaša konkurenca!«

Najbolj zanimive zgodbe se odvijejo prav v coni zaupanja. Ena izmed teh je zgodba naročnika, za katerega nismo želeli izvesti dogodka v obliki, kot si jo je zamislil. Ne zato, ker tega ne bi hoteli, temveč ker smo menili, da glede na razpoložljiva sredstva dogodek ne bi dosegel optimalnega učinka. Vedno stremimo k dolgoročnemu sodelovanju, ki prinaša koristi obema stranema. Z veseljem povem, da še noben naročnik, s katerim smo začeli sodelovati, ni prekinil sodelovanja z nami. Tudi zato, ker nikoli ne gledamo na dogodek kot na enkratno priložnost za zaslužek - temveč kot na strateški pristop: koliko dogodkov, na kakšen način, s kakšnim ciljem?

Predvsem poslovni dogodki zahtevajo širše razmišljanje. Ne gre le za dobro hrano, pijačo ali izvajalca. Zavedati se moramo, da najcenejša ponudba ni nujno najboljša. V zadnjem času vse bolj razmišljamo o digitalizaciji - želimo uvajati merljivost. Kateri govorec je bil najbolje sprejet? Katera tematika je pritegnila največ zanimanja? Kako bi z analitiko izboljšali vsebine?

Vse to pa zahteva čas - predvsem pa zaupanje med naročnikom in organizatorjem. Gre za kompleksno panogo, sestavljeno iz številnih delčkov. Sodelujemo s strokovnjaki z različnih področij. Teh zakulisnih veščin se žal ne moreš naučiti v poslovni šoli - dobiš jih le skozi prakso. Še posebej danes, ko digitalizacija dogodkom odpira povsem nove razsežnosti in priložnosti. Vse več naročnikov se odloča za snemanje, odzivi pa so odlični - saj si udeleženci lahko vsebine ogledajo večkrat tudi po koncu dogodka. Te kanale lahko uporabimo tudi za zbiranje dodatnih informacij in pripravo dodatnih vsebin.

Žal naročniki vseh teh možnosti še ne poznajo. Marsikoga je strah hibridne narave dogodka - bojijo se, da se ljudje ne bodo udeležili v živo. Ne razmišljajo pa o širšem dosegu, ki ga omogoča splet. In tudi o večjem številu prodanih kart.

Tukaj lahko izpostavim zanimiv primer naročnika iz Hrvaške, s področja financ. Gospod je najprej želel organizirati dogodek v živo na eni izmed tamkajšnjih fakultet. Nato je spoznal naše podjetje in želel dodati še hibridno komponento. Ko je preračunal celotne stroške in vse izzive, ki spremljajo dogodek v živo, se je odločil le za spletni dogodek. In rezultat? Na spletu se ga je udeležilo štirikrat več ljudi, kot jih je predvidel za fizični dogodek. Posledično je dosegel boljši finančni izplen in večje zadovoljstvo vseh vpletenih pokroviteljev.

Zato vas na koncu vabim, da začnete o dogodkih razmišljati širše. Da, dogodki v živo ostajajo bistveni del poslovnega dogajanja - toda moderna digitalna tehnologija odpira povsem nove, sveže pristope in možnosti za uvejanje svežih poslovnih konceptov.