Zakaj bi morala podjetja mirne mesece izkoristiti za načrtovanje in digitalno preobrazbo?

Ta članek pišem med poletnim oddihom, kjer se je tudi rodila ideja za tokratni zapis.Poletje je čas, ko si večina izmed nas vzame čas za malo daljši počitek ali vsaj podaljšan konec tedna. Študija, objavljena v Journal of  Happiness Studies, je pokazala, da naj bi dopust trajal vsaj od 8 do 14 dni. Za popoln odklop pa si je priporočljivo vzeti še malo več časa. Osebno mislim, da se po predolgem dopustu težko vrneš v prejšnji delovni ritem. Osebno se mi je to zgodilo pred leti na Tajskem, ko sem se sprostil do mere, da sem imel resnične težave, preden sem zopet “vzpostavil obrate na delovno temperaturo”.

Med počitkom se naše zdravje in dobro počutje hitro izboljšujeta. V prvem delu dopusta je vsekakor težko takoj »izklopiti« možgane. Vsaj meni. Veliko pa nas ta čas izkoristi tudi za strateško razmišljanje in vsaj okvirne priprave na jesen, ko se naj bi naredili načrte za naslednje leto. Zaradi šolskih počitnic je poletno obdobje dopustov raztegnjeno na 2 meseca. To pomeni, da se v podjetij takrat upočasni tempo. Predvsem kar se tiče različnih projektov, planov in realizacij le teh.

Priložnost v poletju

Ko se delo v poletnih mesecih nekoliko umiri, se odprejo številne priložnosti za razmišljanje o prihodnosti, za pregled dosežkov prve polovice leta in za oceno ustreznosti poslovanja. To obdobje omogoča tudi načrtovanje različnih potencialnih projektov, ki sicer ne bi prišli na vrsto. Sploh v podjetjih, kjer ni oddelka za strateško upravljanje. Za MSP (mala in srednja podjetja) je po mojem mnenju to strateško poletno razmišljanje ključnega pomena. V tem obdobju se ponudi redka priložnost za premor in razmislek. To je čas za oceno, kaj je delovalo, kaj ni in kaj je treba spremeniti. Ta strateški premor lahko vodi do bolj premišljenih odločitev in boljše priprave na izzive in priložnosti v prihajajočem letu.

Zakaj prav poletje?

Poleg že omenjenih razlogov tako rekoč ni drugega primernega obdobja. V veliki večini začnemo novo koledarsko leto z zaključevanjem preteklega leta. Sledi izdelava letne bilance ter seveda izpolnjevanje mesečnih načrtov postavljenega letnega cilja. Vedno so vmes tudi neželene prepreke (Murphyjev zakon), kot seveda tudi različne ideje, kako bi lahko izboljšali poslovanje. Teh je veliko, zato so naše glave hitro zatrpane z različnimi stvarmi. Še preden se dobro zavemo, je tukaj poletje in z njim že prej omenjene počitnice.

Jesen je tista, ko je na vrsti planiranje za naslednje leto. To velja vsaj za srednja in večja podjetja. Od prvega polletja pa je odvisno, koliko moramo »pritisniti na plin« v drugem delu leta. Zadnja dva-trije meseci leta pa so, vsaj po mojem mnenju, najnapornejši čas. Takrat je delovni ritem po navadi največji. V tem obdobju se podjetja osredotočajo na zaključevanje/lovljenje letnih načrtov/ciljev in na realizacijo različnih projektov. Izvajajo se tudi korekcije planov za naslednje leto, izpolnjujejo se osebne obveznosti pred božičem in Novim letom. Skratka, naporno obdobje, v katerem pogosto čakamo na čas od božiča do novega leta, ko se poslovni tempo malenkost umiri.

Digitalna preobrazba

Že nekaj let opazujem, da se precej projektov začrta ravno poleti. Ko so delovni obrati malo manjši, je načrtovanje lažje. Po drugi strani pa bi rekel, da je razmišljanje marsikoga sledeče:

»Zakaj pa ne bi vsaj začeli projekt pred letnim dopustom. Tako bom šel v miru na dopust, ob povratku čez 14 dni pa bo že kar nekaj narejenega. Posledično bom projekt, ki mora biti narejen do konca leta lažje spremljal/vodil naprej.« Morda malo hudomušno napisano, a tako je.

Osebno bi predlagal malo drugačen pristop. Če gre za večje projekte, jih je seveda potrebno načrtovati, zato je poletje super čas za temeljit razmislek. Jesen pa obdobje za konkretne plane. V kolikor nam letni proračun to omogoča, lahko že začnemo z realizacijo projekta, drugače ga damo v plan za prihodnje leto.

Digitalna preobrazba je kompleksen proces, ki običajno traja med enim in dvema letoma. Vsaj po mojih izkušnjah. Morda si boste rekli: »Ah, eno do dve leti pa res ne. To se naredi hitreje«.

Kar dve leti?
Toda žal je tako. Od začetka razmišljanja do izvedbe, po naših izkušnjah, nikoli ne pride v manj kot letu dni. Kaj pa dve leti? Postopek ponavadi poteka takole. Najprej je nekdo slišal, da je digitalizacija morda fina stvar, toda zaradi tekočih obveznosti ostane le pri tem. Malo tudi zaradi strahu - spet spremembe, le kako bodo to sprejeli ostali zaposleni?

Ljudje namreč načeloma ne maramo sprememb in jih v večini delamo šele, ko dovolj “boli”. Takrat smo pripravljeni na spremembe. Sledi počasna analiza in ugotovitev, da ja, to bi bilo pa res dobro imeti. Nato je treba je najti čas za načrtovanje, ampak kdaj? Idejo in projekt mora seveda odobriti vodstvo. Vodilni so po navadi zasedeni in tako je pol leta hitro mimo...

To zmoremo sami...
Verjamem, da ste zdaj že spremenili mnenje in se tudi pri sebi spomnili marsikaterega primera, ko je bilo temu res tako. Marsikdo se pogosto potem kar loti sam razvoja digitalnih novosti. Le zakaj bi plačali za nekaj, kar lahko naredijo sami. Prvi odgovor je pogosto: »Uh, to je pa drago«, a ti ljudje s časom ugotovijo, da je samostojni razvoj še dražji. V nadaljevanju je zanimivo, da le redko kdo prizna, da so se zmotili ter se pogosto odločili za podobno, konkurenčno rešitev. Zakaj? Ker je v človeški naravi, da težko priznamo svojo zmoto.

In kaj za podjetje pomeni eno do dve leti? Predvsem zamujeni vlak. Digitalizacija resnično vstopa v vse pore našega življenja in poslovanja. Vseeno se marsikdo namesto vstopa na vlak sprememb raje odloči za tekoče poslovanje, zraven pa tarna, kako super bi bilo narediti spremembo. Vse prepogost pa je zaključek »pa saj je vse ok tako kot je«.

V takšnih podjetjih nato še naprej delajo ročno in porabljajo več časa za stvari, ki bi jih lahko digitalizirali in avtomatizirali ter s tem prihranili čas oziroma ga uporabili za druge namene.

Jurij Triller