Od kaset do oblaka: Zakaj v svetu dogodkov še vedno vztrajamo pri »papirju in svinčniku«?

Moji otroci in njihovi vrstniki danes ob pogledu na kaseto le debelo pogledajo in se sprašujejo, kaj za vraga ta čuden predmet sploh predstavlja?! Za njih je to nenavaden plastičen artefakt iz kamene dobe. A v prejšnjem tisočletju, ko sem še delal na televiziji, smo prispevke in zgodbe snemali prav na kasete. Res smo na televiziji uporabljali profesionalni beta format, ampak tehnologija je bila enaka. O digitalizaciji se nam v tistih časih ni niti sanjalo.

S prenosi formule 1 smo začeli v času, ko so bili glavni akterji v prvenstvu Jacques Villeneuve, Damon Hill in Michael Schumacher. Ja, že kar nekaj časa minilo od takrat. Ker smo začenjali z ničle, nismo imeli veliko arhiva – materiala, ki ga uredništvo uporabi za “pokrivanje” prispevkov, če nima svežih posnetkov. V tisti začetni dobi sem bil, ker je bila najprej naša ekipa zelo majhna, za arhiv zadolžen jaz. Vsakdo med nami je, kot se danes rado reče, “na glavi nosil več klobukov”. Moj sistem pregleda nad arhivom je bil preprost. Nekaj časa sem podatke o posnetem materialu preprosto shranil v “svoj pomnilnik”, v svojo glavo. Za lažjo orientacijo sem v vsako kaseto dodal nekaj kratkih zapiskov zapisanih na navadnem A4 listu. V smislu:

- Zeltweg 1997 - intervju z Alainom Prostom (zanimivost - govoril je o rivalstvu s Senno)

- Spa 1998 – intervju z Damonom Hillom (zanimivost – omenil je, da ima tehnični direktor njihove ekipe, Patrick Head, jadrnico znamke Elan) itd.

Vse skupaj torej izjemno preprosto. Takrat sem imel še relativno dober spomin, zato se mi je zdel takšen sistem arhiviranja povsem na mestu, saj sem nekaj časa natančno vedel, na kateri kaseti so določeni posnetki. Težava se je pojavila, če sem bil sam na terenu in se je moral iz mojih skopih zapiskov znajti kdo drug.

Zato smo naš arhiv kmalu začeli digitalizirati – seveda v okviru takratnih tehničnih zmožnosti. Osnova so bile Excelove tabele. Te so takrat predstavljale vrhunec računalniške tehnologije. Zakaj ta zgodba in kakšno zvezo ima z organizacijo dogodkov?

Ker se čudim, da se približno 25 let kasneje marsikdo še vedno stvari loteva na podoben način. Seveda ob upoštevanju dejstvu, da je danes Excelova tabela podobno zastarel sistem kot je bil v časih našega arhiviranja sistem papir in svinčnik.

Zakaj Excel v letu 2026 ni več dovolj?

Danes digitalna orodja, kot je naprimer IDConference, niso več le »malo boljši Excel«, ampak celovit ekosistem, ki namesto vas opravi veliko večino zamudnega dela. Poglejmo ključne prednosti:

• Avtomatizacija vabil in registracij: Sistem samodejno obdeluje prijave, pošilja potrditve z QR kodami in generira račune. Vaša ekipa se tako ne ukvarja s tipkanjem, ampak s strategijo.
• Hitra kontrola pristopa: Pozabite na iskanje imen na listih papirja. Skeniranje kode na vhodu traja sekundo, kar pomeni nič več čakalnih vrst in neprimerljivo boljšo uporabniško izkušnjo.
• Podatki v realnem času: V vsakem trenutku veste, koliko ljudi je v dvorani. Ti podatki so neprecenljivi ne le zaradi varnosti in logistike, temveč nudijo tudi izjemno dragocene marketinške vpoglede.
• Zvestoba in osebni pristop: Predstavljajte si, da imate vsako leto iste udeležence. Kako se počutijo, ko se morajo vedno znova prijaviti na enako zamuden način, na vhodu pa jih hostese vprašajo: »Vi pa ste?« Z uporabo sodobnih orodij je povsem drugače.

Z uporabo sodobnih orodij je povsem drugače.
Gost pa je deležen naslednjega pozdrava: »Gospa Novak, veseli me, da ste spet z nami. Še vedno se spomnim vašega odličnega vprašanja na koncu lanskega predavanja – za vas smo rezervirali prostor pri vaši najljubši mizi.«

Za primerjavo, ker smo ravno v času okoli Valentinovega, si drznem to primerjati z odnosom doma. Predstavljajte si, da svojo drago povabite na zmenek v restavracijo z zrezki, čeprav dobro veste, da nadvse rada je ribe? Da ne gremo naprej...

Na malce drugačni ravni je zgodba povsem enaka z udeleženci dogodkov. Udeleženec, ki ga prepoznate in cenite njegovo zgodovino obiskov pri vas, se počuti kot izjemno zaželena soproga, ki jo mož opazi in nagradi z majhno pozornostjo. Pokažete mu, da vam ni vseeno. Moja izkušnja na tem področju? Marsikateri organizator zamahne z roko in pravi. Naši dogodki so tako majhni, da poznam prav vsakega udeleženca! Drži. Tudi sam sem na začetku praktično na pamet poznal vsebino vsake naše kasete. Dokler naš arhiv ni zrasel do povsem drugačnih razsežnosti. Ste se vprašali, kaj se bo zgodilo v takšnem primeru? Ali v primeru, da zbolite, na vhodu v prostor pa bo namesto vas stal nekdo, ki se mu ne bo sanjalo, kdo je pomemben obiskovalec. Bog ne daj, tiste vrste, ki rad uporablja besede: “Kaj, vi ne veste kdo sem jaz?!” Takšne osebe vas hkrati tudi rade vprašajo: “K vam prihajam že peto leto zapored, moram res vsakič znova skozi enako dolgotrajen postopek registracije?”

Ja, prav imate. Tudi to je mogoče odpraviti “na roke”. Z zelo dobro pripravo. Ampak, ste se vprašali, koliko več nepotrebnega dela mora posledično opraviti vaša ekipa?

Past majhnih številk in »požari«

Ja, gotovo je najpogostejši odgovor, ki ga slišim, ko se z organizatorji pogovarjamo o digitalizaciji: »Pa saj gre kar hitro, naš dogodek je majhen, tam bo le 50 ljudi ...« A to je nevarna past. Nihče se ne sprašuje, kako bi ekipa svoj čas dragoceneje porabila drugje, namesto da vsako leto znova troši ure in ure za ponavljajoče se ročne procese. To je podvajanje dela, ki dandanes nima več smisla.

Pri dogodku je obenem vedno prisotnih mnogo kamenčkov, ki jih je vsakič znova potrebno brez napake sestaviti v dovršen mozaik. Naši partnerji, ki oddajajo prostore, mi tako pogosto pravijo: »Ja, saj našim gostom svetujemo digitalizacijo, toda oni ponavadi odgovarjajo – ne, vsega tega res ne potrebujemo ...«

To vztrajanje traja do trenutka, ko morajo (ponavadi na dan) dogodka gasiti požar za požarom. Takrat, ko seznami odpovedo, postane jasno, koliko preglavic in glavobolov jim povzroča vztrajanje pri rešitvah iz preteklosti.

Tudi vi še vedno vztrajate pri papirju in Excelovi tabeli?

Vzemite si čas in preverite orodja na trgu. Ne nujno naša. Napredek na tem področju je namreč silovit. Naredite si uslugo ter vsaj spoznajte vse novosti. Četudi jih na koncu ne boste uporabili. Verjemite mi, ne bo vam žal.

Časi so se spremenili. Danes si ne moremo več privoščiti nostalgije na napačnih mestih. Jacques Villeneuve je leta 1997 z Williamsom FW19 (to je bil zadnji dirkalnik, ki sta ga skupaj zasnovala legendarna inženirja Adrian Newey in Patrick Head) postal svetovni prvak. Kaj bi se zgodilo, če bi Kanadčan z istim dirkalnikom v prvenstvu nastopil danes? Natančnih dosežkov si nikakor ne bi upal napovedati, z veliko gotovostjo pa trdim, da ne bi mogel postati prvak! Enako velja za vaše dogodke. Ne dovolite, da ostanejo ujetniki orodij, ki jih je že zdavnaj povozil čas.