Si želite postati idealna stranka na področju organizacije dogodkov?
Vsi radi potožimo, če se nam zdi, da določena storitev ni bila izvedena v skladu s pričakovanji. Pri tem pa radi pozabimo, da gre pravzaprav za dvostranski odnos. Tudi, ko se pogovarjamo o pravilnem pristopu pri organizaciji dogodkov.
Kako lahko postanemo idealna stranka v celotnem procesu? Ne le zato, ker je to v skladu z bontonom, temveč predvsem zato, ker nam bo pravi pristop prinesel najboljše rezultate. Tule je nekaj dejavnikov, ki nam lahko zelo olajšajo celoten proces.
Pustimo vzvišenost pred vrati
Še vedno se dogaja, da nekateri posamezniki v celoten proces vstopajo s pozicije moči. Predvsem v smislu moči in denarja. Takšne stranke pogosto pozabijo, da so pravzaprav one tiste, ki se soočajo z izzivom oziroma s težavo. Takšen pristop lahko že na samem začetku povzroči slabo voljo in nesoglasja. Zato gre že na začetku za vprašanje pravega pristopa in medsebojnega spoštovanja (med strankom in izvajalcem). Pomembno je, da stranka zna opisati svoje želje oziroma težavo, ki naj bi ji jo strokovnjak za organizacijo dogodka znal pomagati razrešiti. Samo na ta način lahko izvajalec poskrbi za ustrezno pomoč.
Pripravimo si čim boljša izhodišča
Na tem mestu je vedno dobrodošel kar konkreten načrt oziroma scenarij, v katerem so zapisana vsa ključna izhodišča. Želje in cilji, ki naj bi jih dosegli z organizacijo dogodka.
Žal se (tudi) na področju organizacije dogodkov radi zgodi, da ljudje mešajo jabolke in hruške. Tako lahko slišimo komentarje v stilu: "Konkurenčno podjetje je bilo cenejše," vendar pri tem takšni naročniki zanemarjajo dejstvo, da izhodišča pri pripravi na dogodek niso bila povsem enaka.
Preden se lotite organizacije dogodka, morate natančno razmisliti o svojih ciljih, željah in scenarijih. Če bodo navodila nejasna ali napačna, tudi rezultati ne bodo optimalni. Seveda obstajajo tudi precejšnje razlike med posameznimi podjetji in dejavnostmi. Ta dejavnik lahko igra zelo pomembno vlogo, saj lahko ključno vpliva na izbrano strategijo.
Starostni dejavnik
Ljudje pripadamo različnim generacijam. Razmišljamo v drugačnih miselnih vzorcih. Včasih se tako zgodi, da je na strani podjetja za določen dogodek odgovorna bodisi zelo mlada, bodisi malce starejša oseba. V obeh primerih se lahko zgodi, da pri pisanju optimalnega scenarija oziroma načrta za organizacijo dogodka pride do kakšnih pomanjkljivosti.
Bodite pripravljeni na številna vprašanja
Upoštevati je treba še veliko ostalih dejavnikov. Naročniki se radi pritožijo, češ da smo organizatorji dogodkov često zoprni in preveč sprašujemo. Vse to delamo z enim samim ciljem pred očmi. Želimo si namreč pridobiti kar največ informacij, s pomočjo katerih bomo lahko pripravili kar najbolj ustrezno ponudbo.
Tako bomo lahko postavili prave temelje za plodno sodelovanje. Na ta način in s pomočjo pravih vprašanj bomo lahko skupaj zastavili prave smernice. Dobra medsebojna komunikacija je tista, ki nas lahko pripelje do željenih rezultatov. Gre torej za obojestranski odnos.
Bodite potrpežljivi
Iz mojih izkušenj so najboljša sodelovanja tista, kjer obe strani vzpostavita močan odnos in se medsebojno razumeta. Vzpostavitev takšnega odnosa običajno zahteva več časa. Prekratkoročna sodelovanja namreč v večini primerov ne rodijo najboljših sadov.
Ne pozabite, da je vsak dogodek le del širše marketinške strategije Nisem povsem prepričan, da vsi zaposleni v marketingu razumejo, da so dogodki del širšega marketinškega mozaika. Včasih se tako zgodi, da se pri nas oglasi naročnik, ki pravi: "Slišali smo, da je priporočljivo organizirati nek dogodek." Pri tem pa nima jasne predstave o končnem cilju dogodka. Za katero ciljno skupino bo dogodek organiziran in kakšen naj bi bil sploh končni namen? V tem primeru je potem naša naloga, da mu skušamo dobiti odgovore na omenjena vprašanja. Tako lahko nato zagotovimo najboljši možni rezultat.
Imejte v mislih časovnico
Če razmišljate o organizaciji dogodka, morate na vsak način razmišljati tudi o časovnici. Če imate v mislih manjši dogodek, vam lahko pomagamo vse skupaj organizirati tudi v le nekaj dneh. V nasprotnem primeru, če imate v mislih konferenco z večjim številom udeležencev, pa je celoten proces precej daljši. V takšnih primerih lahko proces priprave traja od 6 do 9 mesecev. Če boste na te izzive pripravljeni vnaprej, bodo temu primerni tudi rezultati.
Jaka Gornik
Povežimo se